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開業するとなった場合、多額のお金が動くことになります。借入や不動産契約を進める際には第三者の保証人が必要になるケースもございます。どこまで協力を頂けるのか。ご家族でしっかりと話し合いをしておきましょう。
その上で、開業コンセプトを決めていきます。どのぐらいの規模で、どんな医療機器を導入するか。を決めるには、先生がどんな診療をやりたいか。を明確にする必要があります。
例えば、「専門性を高くアピールするのか？」「間口を広く構えて、いろいろな患者さんを取り込んでいくのか？」「在宅医療にも取り組むのか？」スタート地点である医院開業のコンセプトづくりにまずは徹底して取り組んでいきましょう。ここを疎かにしてしまうと、今後のプロセスに大きく影響し、無駄なコストや時間を割くことになります。
医院開業において、開業地の選定は非常に重要なポイントとなります。診療圏調査や競合するであろうクリニックの状況・診療科目の特性を考慮した上で、慎重に選ぶ必要があります。
- 開業予定地周辺の地理的条件、交通条件、住民の生活パターンなどの経営立地概要調査
- 開業予定地周辺の人口、世帯数、年齢別人口、夜間・昼間人口の比率、将来の人口の変動傾向などの人口動態調査
- 開業予定地の周辺の患者が来院するエリアを検討する診療圏の設定
- 受療率から割り出す推定患者数調査
- 近隣競合医院の患者数や評判からみた実力の評価
など、多岐にわたりますが、データ的に優れた物件だとしても先生が思い描く医院開業の姿が実現できるとは限りません。逆に、データ上では劣っていたとしても、先生が立てる戦略や熱意で医院経営を成功へと導くことも可能だと考えます。
開業場所が決定したら、開業資金の準備を進めます。多くの先生が金融機関からの融資が必要になり、その際に提出する事業計画書を作成する必要があります。
┗開業場所が決定したら事業計画書の作成を進めていきます。それにあたり、必要な投資額の見積もりを進めていく必要があり、「土地代」「建物代」「賃貸契約の保証金」「建築代」「医療機器代」「医院開業時の運転資金」などがあげられます。金融機関も過去の経験から開業のリスクについてのノウハウを積みつつあります。一昔前のような、でっち上げの事業計画書は通用しません。予想されるであろうストライクゾーンに入った、過小でも過大でもない事業計画書を作成していきます。
┗事業計画書の作成が完了したら、資金調達先の検討を進めていきます。自己資金は当然の事ながら多いに越したことはありませんが、自己資金ゼロでも医院開業は可能です。借入先としては、公的金融機関である「日本政策金融公庫」「医師会の提携融資」「都道府県・市町村の制度融資」などと、民間金融機関からの一般貸付、リース会社の利用などがあげられます。融資が確定次第、不動産契約を行い内装工事に進んでいきます。
先生のご希望やこだわりを元にアイディアを出し合い、後になって修正工事が発生することのないように詰めていくことが大切です。内装図面が確定した段階から管轄の消防署や保健所へ図面を持ち寄り、この内容で進めて良いか事前相談を行います。問題がなければ工事を進めていきます。
┗医療機関の設計・内装には独自のポイントがあります。医療機関の内装図面で最も大切なことは、先生・スタッフ・患者様の動線です。最少人数で効率良く業務が行うことができ、患者さまに負担をかけないような設計が何よりも重要です。
打合せは複数回行い、その上でご希望に沿ったコンセプトを織り込んだ簡単な図面を作成していきます。レイアウトがひと通り進んだら、給排水や空調設備、電気容量、ＬＡＮの配線の諸問題をクリアにしていく必要があります。その他収納の諸問題や、患者様の目線から見えるクリニック内の風景やイメージ等も含めて提案していきます。デザイン、機能性はもちろん大事ですが、コスト削減も重要なポイントの一つです。使い勝手がよく綺麗で衛生的、日ごろの掃除やメンテナンスのコストも抑えられるといった要点を押さえた設計を心掛けます。
内装設計の段階で器械の配置を念頭に入れた設計が必要なため、内装図面を進めるのと同時進行していくことをお勧めいたします。また、医療器械の定価は参考にはなりません。交渉の仕方次第で、かなり準備資金の節約ができますので、その点も含めてご相談ください。
先生と電子カルテのメーカーの間で、電子カルテの入力を使いやすくするために処方キットや検査キットなどを作りこんでおかなければなりません。
これは、メーカーの方がタイミングや様々な指導をしてくれますので、なるべく早めにということは事前に伝えておきましょう。
内装設計や医療機器の選定と同時進行で、クリニック開業前に配るチラシやクリニックカード・診察券などのデザイン、内容を決めていく必要があります。
特にロゴやイメージカラーに関しては様々な印刷物、看板ホームページなどに使用することとなりますので早めに進めていくことをお勧めいたします。
チラシやクリニックカードに関してはクリニック名や管理医師名、診療時間、住所、電話番号、地図、休診日、駐車場の案内、診療の案内、ホームページのURLなどの情報を、どのようにまとめてどのようにデザインするかは専門家に任せて提案してもらいましょう。また、外看板のアピール方法も非常に重要となってきます。集客にも影響してくる重要な部分となりますので、ある程度コストを掛けても、患者様にしっかりと認知してもらえるよう医療専門の業者を選ぶことが一番重要です。
クリニックの集客にホームページは欠かせない時代になってきました。総務省の発表によると６０代のインターネット利用率は７０％となっており、毎年増加傾向にあります。なかでも若い患者様が集まることが予想される「小児科」「婦人科」などの科目のクリニックに関してはホームページを活用した集患は絶対条件となっております。ホームページは作成しただけでは、クリニックを探している方にアクセスしてもらえません。YahooやGoogleといった検索エンジン上で、キーワード検索（例えば「東住吉区 内科 「東住吉区 」インフルエンザ 予防接種」など）をした際に、検索結果の上位に表示されるよう、検索エンジン対策を施す必要があります。また流行りの感染症の情報などをいち早くホームページ上に公開するなど、地域の患者様への情報公開も集患のひとつのポイントとなってきます。
また、いまやインターネットはパソコンで閲覧するに留まりません。スマートフォンの普及が急激に伸びてきている中で、スマートフォン専用のホームページを用意することも、地域住民への配慮として求められております。ホームページと連動させて、来院予約を受け付けるクリニックも多くなってきました。ある程度患者様の人数が安定してきた際などは、患者様の満足度向上、リピート率の向上のため予約システムとの連動も視野に入れていくことも重要といえるでしょう。
内装工事が完了次第、物件の引き渡しとなります。規模や工事内容によりますが、テナント開業であれば約１～１ヶ月半、新築の戸建て開業であれば約３～４ヶ月程度の工期がかかります。また、テナント開業の場合、内装工事終了後に鍵を返却いたします。その後、追加工事などの増減精算見積もりをお渡ししたうえで、工事費の残金の支払いをすることとなります。土地を購入しての開業であれば、物件の引渡しを受け登記が必要となります。物件の引渡しを受けると、そこから事故等が発生した場合の責任は先生ご自身になります。最低限火災保険の契約をする必要が出てきますので、事前に準備しましょう。弊社でご案内させていただくことも可能です。是非、ご相談ください。
内装工事が終了し、引渡しを受けたら、機材の搬入に入ります。機材搬入時に特に注意するのはレントゲンを入れる場合です。レントゲンを入れるとなると開設届提出の際にはレントゲンの線量チェックが必要となります。開設届には放射線漏れがないことを確認した書類を添付しなければなりません。レントゲンは搬入するだけでなく配線工事も必要となりますから、日数に余裕を持っておく必要があります。また、放射線漏れを測定するフィルムバッチ等の測定器も保健所立会い検査時に必要になります。
┗開設届は開設後10日以内に提出しなければなりません。保健所の開設届や厚生局の保険医療機関申請手続きは少しの遅れで１ヶ月かかる場合もあり、大幅な遅れにつながることがあります。おおまかには次のような手続きがあります。
- 保健所への開設届
- 厚生局への保険医療機関申請手続き
- 国保連合会および社保支払基金への診療報酬入金口座登録手続き
- 税務署への開業届およびそれに付随する届出
- 労働基準監督署への労働保険（労災保険と雇用保険）加入手続き
- （歯科）医師国保組合への健康保険加入手続き
- 社会保険事務所への社会保険（健康保険と厚生年金）加入手続き
- その他、医療機関として必要とされている項目について付随あるいは独立するものの届出
※開業内容によって届出の必須項目が異なります。
看護師、看護助手、医療事務など採用を進めましょう。採用に時間を割かれてしまうケースが非常に多いので、できる限り早く取り掛かることをお勧めします。開業後の一番の悩みは、スタッフの問題です。開業後は経営者として、スタッフにも配慮が必要です。経営者として一緒に戦っていく優秀なスタッフを採用し、しっかりと教育していくことが必要です。
┗近隣の医療機関様の賃金情報を詳細に調べ、引けを取らない形で賃金水準を決定していきます。給与を低めに設定すれば、応募者数も少なくなり、それなりの人しか採用できない事はほぼ決定してしまいますのであまりおすすめはできません。
優秀な人を採用するためには、近隣の医療機関よりも賃金を高めに設定するのがコツです。高めに設定したからといって優秀な人が応募してくれるとも限りませんが、高めに設定することで、結果的に他の医院から優秀なスタッフを引き抜けたという事例もあります。
┗内覧日から逆算して、少なくとも2～3週間前にはスタッフ研修を行います。スタッフ研修で大切なのは、クリニック内のマニュアル作り・ルール作りを少しずつ行っていくことです。人の入れ替わりがあってもノウハウがスタッフ間で引き継げるようにしておかないと、経営に支障をきたすこととなります。できるだけ早く着手し、スタッフとのミーティングを重ね、医院独自のマニュアルを作成しましょう。
当たり前の話ですが、何も知らないクリニックに足を運ぶことはなかなか抵抗があるものです。
そこでどんな先生に診てもらえるのか？何が得意な先生なのか？をしっかりと地域の皆さんに認知してもらい、その地域に根付き、信頼を得ていくための準備をするイベントが内覧会です。
┗内覧会は地域の皆様に対して大きな宣伝効果があります。今や常識となっていますが、その準備と当日の対応で外来数の伸びに大きな差が出てくると言われています。事前にどういう診療を行うかを明確にして、内覧会に来られた方にしっかりと先生ご自身のお考えを主張してください。
内覧をしていただく患者様の動線が重ならないよう、事前に順路は決めて表示しましょう。順路の表示板を準備するなど、見てもらう診察室、処置室、各種医療器械などを順番に効率よく見ていただけるように準備してください。また、内覧会に来ていただきた方に対し、粗品をお渡しする準備もすすめたほうが良いでしょう。
┗内覧会当日は、入口及びクリニック近辺で協力業者さんが内覧会開催の告知（チラシ配りなど）をしてくれます。
その先の案内は、クリニックのスタッフさんが誘導することになります。内覧会に来られる方に対して一人のスタッフがつきクリニックのご案内を行うと親切です。まずは受付から診察室にご案内します。内覧会当日は、先生はなるべく診察室にいて、ご挨拶をしてください。
内覧会にお越しいただいた方から院長先生やスタッフさんに対して色々と質問がでます。今後患者さんになる可能性が高いので、丁寧に対応していただければと思います。
通常のクリニックでは、この段階で開設届は出ていますから、クリニックとしての 医療行為があっても大丈夫です。気になる点をチェックして、開院日をお伝えし、後日診療に来ていただくと言うこともあります。
その先は、再度スタッフさんに誘導を戻し、処置室、医療機器の案内と回ってもらいます。検査機器やレントゲンは業者さんに説明してもらうのも方法です。空いていればスタッフが説明し、混んでいれば業者さんの力を借りる流れにするとスムーズです。
最後に出口で粗品とパンフレットもしくはクリニックカードをお渡しし、お見送りします。
内覧会は、そのクリニックが対象としている患者様が一番来やすい日の、来やすい時間帯を狙って開催し、よりクリニックの診療方針を理解していただくようにしましょう。
おめでとうございます！いよいよ開院となります。
┗研修時にシュミレーションを繰り返し行っても実際の患者さんが相手になるため、患者様の対応にどうしても手間取ってしまう事が多いです。
情報入力に関しては、とにかく、保険種別など必要事項を入れたら、患者様の名前はカタカナ入力で行い、住所などは後から入力すれば大丈夫ですので、受付で患者様をお待たせしないように徹底しましょう。これは、研修の時に十分シミュレーションを行い、実際にオペーレーションを繰り返すことです。
開院後に必要な各種届出を、医師会、保健所、社会保険事務所、労働基準監督署、税務署などに提出します。
開業がゴールではありません。調剤薬局の誘致や、医療法人化、分院の設立、医院継承支援など、今後何十年と医院経営を続けていただくためのフォローをご提案させて頂きます。医療業界を得意とする税理士・会計士を紹介することも可能です。
また、工事に関しては１年間の保証期間を設定させて頂いております。（詳しくはコチラ）内装の経年劣化によるリフォーム、使い勝手の向上、新たな医療機器の導入、レイアウト変更などもご相談いただければ、その都度ご対応・ご提案させて頂きます。
